Дела в фокусе
Рассказываем, почему многозадачность - миф, а “фоновая задачность” работает
Считается что современному человеку нужно уметь работать в режиме многозадачности, чтобы стать эффективным работником или настоящим активистом. Но так ли хороша многозадачность? И как развить навыки работы с большими объемами данных, чтобы не перескакивать от одной незавершенной задачи к другой? Эти вопросы актуальны для большинства профсоюзных активистов, ведь им приходится совмещать, по сути, две работы. “Солидарность” рассказывает о простых, но эффективных приемах, которые помогут держать дела под контролем.
В русский язык термин “многозадачность” вошел в начале “святых девяностых” вместе со слепым копированием западных организационных подходов. И многозадачность тут же обосновалась в первых строках описаний каждой вакансии - рядом со стрессоустойчивостью. На практике от кандидата ожидалось согласие выполнять слабо очерченный круг обязанностей со стопроцентной вероятностью добавления новых.
Расписанный по секундам ежедневник, мешки под глазами и мантра “я работаю в режиме многозадачности” стали признаком успешного делового человека. Для профактивистов, которые часто переключаются между минимум двумя направлениями деятельности (рабочей и профсоюзной), это тоже справедливо.
Между тем многочисленные исследования доказывают, что работать в режиме многозадачности человек не может. Компьютер тоже. “Многозадачность” первоначально обозначала как раз видимую способность компьютера выполнять несколько процессов одновременно. На самом же деле процессор очень быстро переключается с одной на другую.
Для человека же “цена переключения” куда выше, чем для машины. По оценкам ряда исследователей, переключение от одной задачи к другой отнимает до 40% времени сотрудников, а возрастание количества задач на единицу времени ведет к лавинообразному росту ошибок. Так, при одновременном выполнении трех задач мозг допускает втрое больше ошибок, чем при выполнении двух.
Дело в объеме внимания: он во многом фиксированный. Считается, что взрослый человек способен эффективно распределять свое внимание между семью объектами (плюс-минус два). Но в эти семь объектов входят вообще все задачи, которыми человек занят.
Получается, для эффективной работы нужно уметь глубоко фокусироваться на одной задаче, достаточно быстро ее решать и грамотно очищать свою “оперативную память”, прежде чем загружать в нее данные следующей задачи.
Можно ли при таком подходе пытаться делать два дела сразу? В принципе, да - некоторые исследователи называют это “фоновой задачностью”. Подразумевается, что вы можете делать сразу два дела, если интеллектуальной концентрации требует только одно из них. Например, можно слушать аудиокнигу во время пробежки или пить кофе, читая книгу.
КОНЦЕНТРАЦИЯ БЕЗ МЕДИТАЦИИ
Увы, хотя вред от такого мифа, как многозадачность, очевиден, многие вздыхают и не готовы отказаться от такого метода ведения дел. “Это не для меня, вы видели мой ежедневник?” - такие слова часто можно услышать от профактивистов, особенно неосвобожденных.
Да, переключаться сложно, особенно если рабочие и профсоюзные задачи сильно отличаются. Скажем, в профсоюзе вы ведете оргмассовую работу, а должность на предприятии - сотрудник экономического отдела. Если вы регулярно переключаетесь, не закончив начатое, вероятность завалить оба дела близится к ста процентам.
В этом случае можно воспользоваться слегка модернизированной “матрицей Эйзенхауэра”.
Метод получил название по фамилии генерала (впоследствии президента США) Дуайта Эйзенхауэра, который славился умением быстро и эффективно перелопачивать огромные объемы информации. Он делил все свои “входящие” задачи на четыре основных блока: A - “срочно и важно”, B - “не срочно и важно”, C - “срочно и не важно”, D - “не срочно и не важно”.
Кстати, два последних сектора специалисты по организации времени называют “квадрат суеты” и “квадрат убийц времени”.
В идеале основное внимание стоит уделять блоку В - не срочным и важным делам, так называемому “стратегическому квадрату”. Блок А - “срочно и важно” - уже территория кризисов, и если он плотно заполнен, то самое время крепко задуматься.
Как правило, люди пользуются единой матрицей, внося в нее дела из всех сфер жизни. Мы советуем сделать несколько - для каждой значимой сферы жизни (например, рабочей и профсоюзной). Это можно делать и в команде, скажем, при разработке долгосрочных планов развития.
Сравните заполненные матрицы, посмотрите, формулировки каких задач схожи или совпадают, для каких нужны одни и те же ресурсы. Проверьте, какие пересекаются по времени. Главное, обратите внимание, какие задачи у вас в “стратегическом квадрате” каждой сферы деятельности.
Определив пересекающиеся по времени выполнения задачи и те, которые требуют для решения много времени, проанализируйте - как вы их выполняете? Урывками, на бегу? Например, пытаетесь отловить членов вашей первички во время обеденного перерыва или на рабочем месте, потому что еще и рабочий отчет горит?
Разнесите такие дела по времени. Например, выделите 40 минут в конце дня на встречу с членами профсоюза. Так вы и ненужные переключения уберете, и своих собеседников от них избавите.
Затем разберитесь, какие фоновые дела вы можете выполнять одновременно с теми, что требуют концентрации. Настройте их так, чтобы они хотя бы частично входили в разряд несрочных и важных. К примеру, если вы любите по дороге на работу слушать аудиокниги, а в рабочих задачах у вас подготовка к крупному профсоюзному мероприятию, стоит вместо любимого детектива послушать книги по организации проектов.
ПОМНИТЬ ВСЕ
Неотъемлемая составляющая эффективности без многозадачности - умение усваивать большой объем информации. Этот навык тоже поддается тренировке, причем делать это можно в команде и в виде игры. Интересно, что способность гибко мыслить связана с умением владеть своим телом.
Делимся тем, что применяем сами. Приемы хорошо работают и помогают, когда нужно встряхнуть аудиторию, дать людям переключиться во время собрания или учебы профактива. Особенно хорошо игровая форма работает с молодежью - проверено неоднократно.
Попробуйте вытянуть руки и медленно сжать кулак, последовательно загибая пальцы от мизинца до большого на обеих руках. Так же разожмите - от большого до мизинца. Теперь на одной руке сжимайте пальцы в кулак, на другой разжимайте, соблюдая последовательность движений. Теперь проделайте упражнение максимально быстро.
Хорошо тренирует навык концентрации и выполнения фоновых задач игра-упражнение, которую называют “Вспомнить все”. Вариантов игры много, играть можно и в одиночку, и в компании. В качестве игры для команды тоже отлично подходит. Достоинство игры в том, что для нее не обязательно оборудовать пространство. Хотя чем больше будет предметов вокруг участников, тем лучше.
Суть в том, чтобы внимательно осмотреть пространство и назвать как можно больше предметов, отвечающих какому-то параметру. Время, в течение которого можно осматриваться, и параметр задает ведущий, если игра идет в команде.
Условия можно варьировать и усложнять. Скажем, называть предметы с закрытыми глазами. Параметры тоже могут быть самыми разными. Например, все предметы красного цвета или все, названия которых начинаются на букву “п”. Например, “профсоюзный стенд” - отлично! А еще?
ПЕРЕКЛЮЧЕНИЕ ПО КОМАНДЕ
В идеальном мире все мы занимаемся только тем, что нам приятно, и переходим к новой задаче лишь после того, как выполним начатую. Увы, в реальности может прийти с проблемой член профсоюза, вы начнете его слушать, погружаться в ситуацию - но возникает срочная рабочая задача. Надо переключаться, и быстро.
Если неоконченные дела накапливаются, возникает “эффект Зейгарник”, названный по фамилии советского ученого Блюмы Зейгарник. Согласно ее концепции “незавершенных дел”, каждая такая задача продолжает отнимать часть вашего внимания.
Чтобы уменьшить негативный эффект, успокойте мозг, сообщив ему, что максимум информации о незавершенном деле вы сохранили и сможете вернуться к решению без потери важных данных. Самый простой вариант - записывайте. Прежде чем переключаться на срочную задачу, подытожьте записи хотя бы двумя-тремя предложениями, выявив самое важное.
Так мозг “будет знать”, что ему не надо выделять дополнительные ресурсы и пытаться удержать в памяти ход разговора или размышлений. Если дело - незаконченный разговор с человеком, попросите его напомнить об этом, по возможности назначьте определенное время. Мозг и это воспримет как сохранение информации.
Нелишним будет и натренировать способность к продуктивному мышлению. Для этого можно использовать метод думания-восприятия. Попробуйте одновременно обдумывать что-то важное и внимательно воспринимать на слух серьезную информацию. Потом запишите резюме и того, и другого потока данных.
Уверены, поначалу при таких тренировках вы можете многое упускать. Однако тренировки и развитие навыков глубокой концентрации куда эффективнее и полезнее, чем ложная многозадачность.
Источник: https://www.solidarnost.org/